Kako z vgrajenimi funkcijami orodja Tagetik pohitrimo planiranje prodaje ne da bi zmanjšali natančnost letnega plana
Proces planiranja se ponavadi začne s planiranjem prodaje. Eden izmed korakov je priprava bottom-up plana strokovnih služb. Praviloma morajo strokovne službe v času priprave bottom-up plana že poznati usmeritve podjetja za naslednje leto (na primer: skupna rast prodaje naj bo 5%). Največkrat se priprava letnega plana začne tako, da na podlagi letošnje realizacije do trenutnega datuma (na primer 30-September) ocenijo rezultat prodaje po vseh proizvodih konec leta. Na podlagi tako imenovanega »Forecast 3« in v skladu z, na primer, usmeritvijo glede 5% rasti prodaje se nato planira prodaja za naslednje leto.
Če želi podjetje pripraviti kolikor toliko ustrezen letni plan, se stvari na tem mestu pričnejo komplicirati. Rast prodaje pri vsakem izmed posameznih produktov najbrž ne bo 5%. Prav tako prodaja najverjetneje ne bo linearna skozi celo leto. V oddelkih, kjer morajo zgolj z uporabo Excela planirati različne stopnje rasti prodaje po posameznih produktih, upoštevati sezonskost prodaje in pripraviti konsistenten plan, ki upošteva še vsa ostala pravila, so pred težko nalogo. V praksi se pogosto zgodi, da letni plan sicer upošteva različne stopnje rasti po produktih vendar ne odraža sezonskosti prodaje, niti pri vsoti vseh proizvodov, kaj šele pri vsakem posameznem proizvodu. V tem primeru lahko pride do težav v podjetju, če na to niso posebej pozorni.
Ne redko se zgodi tudi, da po tem, ko je plan že pripravljen uprava sprejme nove usmeritve in določi rast prodaje na 8%.
Če želijo v podjetju še vedno slediti konsistentnemu planu po produktih, morajo največkrat začeti planirati skoraj od začetka, kar pa je zaradi pomanjkanja časa takrat skoraj neizvedljivo. Namesto prilaganja stopenj rasti po posameznih produktih (nekateri produkti ne bodo dosegali več kot 5% stopnje rasti, za določene vemo, da bodo imeli negativne stopnjo rasti, itd.), se razlika med prodajo, ki bi bila dosežena po 5% rasti in 8% rasti, dostikrat distribuira enakomerno po vseh produktih ali na primer samo na produkt, kjer se je planirala največja prodaja. Na ta način seveda slabšamo kvaliteto letnega plana.
Orodje Tagetik s pomočjo vgrajenih funkcij rešuje vse prej naštete težave.
Tagetik namreč poleg tega, da omogoča enakomerno povečanje prodaje po proizvodih, ko spreminjamo skupno prodajo (kar lahko sicer enostavno opravimo tudi z uporabo orodja Excel) omogoča tudi:
- Spreminjanje skupne vsote prodaje tako, da podatke, ki ne želimo, da se spreminjajo, fiksiramo. Ko poženemo ponastavitev plana na novo skupno vsoto, bo Tagetik s pomočjo algoritma prilagodil plan prodaje po produktih, vendar fiksiranih vrednosti ne bo spreminjal. Fiksiramo lahko karkoli, na primer a) prodajo določenega produkta po mesecih, če predvidevamo, da bo vzorec prodaje določenega produkta drugačen od povprečja, b) prodajo vsakega izmed produktov v mesecu januarju, če smo na primer že zaključili z zbiranjem naročil za ta mesec in bomo morali vso preostalo planirano rast doseči v obdobju februar – december, itd. Seveda si lahko postavimo tudi pravila medsebojne povezanosti prodaje po produktih (več o tem v članku: Težave pri planiranju – 1. del; Kako z orodjem Tagetik rešimo težavo s konsistentnostjo letnega plana na ravni podjetja in skrajšamo proces planiranja), da se nam ne more zgoditi, da bi prodajo po skupinah produktov planirali nelogično, na primer število prodanih kuhinjskih miz v primerjavi s št. prodanih kuhinjskih stolov.
- Upoštevanje sezonskosti pri določanju mesečnih planov prodaje po produktih po vnaprej določenih vzorcih, na primer večja prodaja v prvi polovici leta v primerjavi z drugo polovico leta; v drugem in tretjem kvartalu v primerjavi s prvim in četrtim kvartalom, itd; ali pa se predpostavi sezonskost v skladu z lanskoletno realizacijo. Tagetik bo s pomočjo algoritma sam prilagodil mesečne plane prodaje po posameznem produktu ali po vseh produktih glede na zahtevan vzorec sezonskosti.
Z vgrajenimi funkcijami orodje Tagetik omogoča hitro in enostavno planiranje stvari, ki bi bile s sicer splošno razširjenem orodjem Excel praktično nemogoče. Na ta način orodje Tagetik poskrbi, da je letni plan tudi pri najbolj podrobnih postavkah vedno konsistenten in povsem v skladu z našimi željami. To je tudi predpogoj, da je čas, ki ga v podjetju porabijo za spremljanje plana koristno porabljen.